Warum im Quelldokument anfangen?
Ein barrierefreies PDF entsteht fast immer aus einem gut strukturierten Ausgangsdokument. Wer Überschriften, Alternativtexte und Struktur schon in Word oder PowerPoint anlegt, überträgt sie beim Export automatisch ins PDF. Die nachträgliche Reparatur eines untaggten PDFs ist dagegen deutlich aufwendiger und fehleranfällig.
Barrierefreie Word-Dokumente
Nutzen Sie die eingebauten Formatvorlagen für Überschriften statt manueller Vergrößerung. Vergeben Sie Alternativtexte über das Kontextmenü „Alternativtext bearbeiten”, erstellen Sie Tabellen über die Tabellenfunktion mit echter Kopfzeile und schreiben Sie sprechende Linktexte. Word bringt unter „Überprüfen” eine eigene Barrierefreiheitsprüfung mit.
Barrierefreie PowerPoint-Präsentationen
Jede Folie braucht einen eindeutigen Titel – auch wenn er optisch ausgeblendet wird –, damit Screenreadernutzer navigieren können. Prüfen Sie die Lesereihenfolge der Objekte im Auswahlbereich, vergeben Sie Alternativtexte und vermeiden Sie wichtige Informationen ausschließlich in Bildern. Animationen sollten sparsam und nicht zeitabhängig sein.
Barrierefreie Excel-Tabellen
Geben Sie Tabellenbereichen aussagekräftige Namen und definieren Sie Kopfzeilen. Vermeiden Sie verbundene Zellen und leere Zeilen, die die Struktur zerreißen. Jedes Tabellenblatt sollte einen eindeutigen Namen tragen. Auch hier hilft die integrierte Barrierefreiheitsprüfung, fehlende Alternativtexte und Strukturprobleme zu finden.
Die Office-Barrierefreiheitsprüfung nutzen
Word, PowerPoint und Excel enthalten unter „Überprüfen → Barrierefreiheit überprüfen” ein integriertes Werkzeug. Es findet fehlende Alternativtexte, problematische Lesereihenfolgen und Kontrastprobleme und schlägt konkrete Korrekturen vor. Wie bei PDFs gilt: Es ersetzt keine inhaltliche Kontrolle, ist aber ein sehr guter Ausgangspunkt.